MENGOPERASIKAN SOFTWARE EMAIL CLIENT
A. PENGERTIAN E-MAIL
E·mail adalah fasilitas intemet yang digunakan untuk mengirim surat
elektronik. Pengiriman surat secara elektronik ini sering disebut dengan
Electronic Mail atau yang terkenal dengan istilah e-mail. Setiap orang
yang akan berkomunikasi menggunakan Iayanan internet e-mail harus
memiliki alamat e-mail sendiri-sendiri, alamat e-mail ini dapat
diperoleh secara resmi ketika mendaftarkan diri ke ISP atau didapatkan
dengan cara gratis (free e-mail. Aplikasi di intemet untuk mengakses
e-mail dapat berupa aplikasi tersendiri seperti Eudora, Intemet mail,
Pine, atau menggunakan fasilltas Web mail. Web mail adalah fasilitas
untuk mengakses e-mail dengan menggunakan browser. E-mail dapat
dikirimkan ke setiap orang satu per satu atau pengiriman secara
kelompok. Dalam pengiriman secara kelompok, setiap sekali mengirim maka
seluruh anggota dalam kelompok tersebut akan terkirim. Istilah ini
sering disebut Mailing List atau milis. Microsoft Office telah
melengkapi fasilitas e-mail ini dengan Microsoft Outlook dan Outlook
Express. Aplikasi ini dapat kita gunakan untuk mengirim dan menerima
e-mail secara Iangsung. Sejumlah perusahaan jasa layanan intemet
menyediakan fasilitas e-mail secara terintegrasi maupun terpisah. Yahoo
menyediakan fasilltas e-mail secara terintegrasi dengan layanan intemet
Iainnya, bahkan Yahoo menyediakan pendaftaran e-mail gratis kepada
seluruh pengguna internet di seluruh dunia.
B. MEMBUAT ALAMAT E-MAIL MELALUI SEARCH ENGINE
Bagaimana kita membuat sebuah alamat e-mail?
Untuk dapat mengirim dan menerima e-mall, kita harus melakukan
pendaftaran ke salah satu provider yang menyediakanjasa Iayanan
tersebut. Langkah-langkah yang kita tempuh yaitu sebagai berikut.
1. Koneksikan komputer ke internet, kemudian buka browser Internet
Explorer. Kunjungilah situs http:// mail.yahoo. co.id/. Kunjungan ini
bertujuan untuk mendaftarkan alamat e-mail agar dapat memanfaatkan
layanan internet untuk mengirimkan surat elektronik.
Maka akan keluar tampilan sebagai berikut:
Klik
Daftar akan muncul seperti dibawah ini.
Maka akan keluar tampilan sebagai berikut dan Isilah form berikut ini :
Ada 3 Pokok Isian yang harus dilengkapi dengan benar yaitu :
1. Ceritakan tentang diri Anda ….
2. Pilih ID dan sandi ….
3. Jika Anda lupa sandi atau ID Anda ….
Berikut ini uraiannya :
1. Ceritakan tentang diri Anda ….
Nama Saya : Isikan dengan nama depan dan nama belakang anda (jika ada).
Perlu diperhatikan bahwa isian nama anda nantinya akan dijadikan saran
ID dari yahoo. Contohnya nama depan : Ahmad nama belakang : Zidni, maka
pada ID Yahoo! dan email akan diberikan masukan ID yang tersedia
misalnya : ahmad.zidni dan seterusnya. Dan apabila anda memasukkan
ID-nya salah, maka akan muncul ID ini tidak tersedia.
Jenis Kelamin : isikan dengan jenis kelamin pria / wanita, contoh : Pria.
Tanggal Lahir : isikan tanggal, bulan dan tahun kelahiran anda, contoh :
11 September 1970.
Saya tinggal di : isikan Negara tempat anda tinggal, misalnya Indonesia
Kode Pos : isikan kode pos tempat anda tinggal, misalnya saya tinggal di
Kab. Pekalongan Kec. Wonopringgo maka saya tulis 51181.
2. Pilih ID dan sandi ….
ID Yahoo! dan Email : isikan nama ID Yahoo! Dan Email anda dengan format
……@yahoo.co.id. Artinya anda hanya cukup menuliskan nama ID atau Email
di bagian kosong saja, misalkan zidni_zet (perlu diingat dalam penulisan
nama ID atau Email harus menggunakan huruf kecil semua dan tidak boleh
ada spasi), maka secara otomatis ID dan email anda akan beralamat di
yahoo.co.id menjadi
zidni_zet @yahoo.co.id
Apabila ID Yahoo! Anda berhasil disetujui pihak yahoo, maka akan muncul tulisan ID Yahoo! Anda sudah disetel ke zidni_zet
3. Pertanyaan Keamanan
isikan pertanyaan-pertanyaan yang mudah anda ingat dan mudah jawabannya,
contoh : Siapa nama tengah ayah Anda? Pertanyaan ini digunakan apabila
anda lupa sandi email, maka bisa menggunakan jawaban atas pertanyaan
yang anda buat disini.
Jawaban Anda : isikan jawaban anda atas pertanyaan di atas minimal 4
karakter, penggunaan huruf besar atau kecil diperbolehkan, contoh :
marjono
Hanya beberapa data lagi ….
Ketikkan kode yang ditunjukkan : isikan kode sama persis seperti yang
muncul dilayar bawahnya, huruf besar atau kecil berpengaruh terhadap
isian kode. Kode yang muncul di kotak besar akan selalu berubah-ubah
setiap kali mendaftar, pada contoh disini yang keluar adalah GT24
Langkah berikutnya adalah berilah tanda centang ( √ ) dengan cara klik pada kotak pilihan Anda Setuju?
Untuk memproses pendaftaran email anda, maka klik tombol
Tunggu proses berlangsung, jika berhasil pendaftaran anda maka akan muncul tampilan sebagai berikut :
Anda bisa mencatat Data Rincian Akun tersebut, khususnya Yahoo!ID
anda contoh : zidni_zet (digunakan untuk masuk ke email) dan alamat
surat Yahoo! Anda contoh
zidni_zet@yahoo.co.id (digunakan orang lain untuk mengirim surat, karena alamat tersebut harus lengkap).
Klik tombol
lanjutkan untuk melanjutkan menggunakan Yahoo! Mail.
Pada dasarnya email sama dengan surat
biasa ( snail mail ) yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum
sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer
yang tersambung ke internet sebuah email masuk ke beberapa komputer lain
di sepanjang jaringan internet yang disebut dengan mail server.
Ketika email tersebut sampai ke server
yang menjadi tujuan ( seperti yang ditunjuk pada alamat e-mail kepada
siapa kita menulis email), maka email tersebut disimpan pada sebuah
email-box.
Si pemilik alamat email baru bisa mendapatkan email itu kalau yang bersangkutan mengecek email-box-nya.
Alamat email terdiri dari tiga bagian
yaitu identitas pengguna (user name), tanda @ yang dibaca et (artinya
‘lokasinya di’ ) dan yang terakhir nama domain tempat e-mail pengguna
e-mail tersebut berada. Misalnya zidni_zet@yahoo.co.id
yang dibaca zidni_zet yang lokasinya di domain yahoo.co.id (zidni_zet at yahoo.co.id).
Di sini identitas pengguna (user name) adalah zidni_zet. User name bisa
merupakan nama si pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun
juga. User name juga menjadi nama bagi email-box yang dimiliki
seseorang di sebuah mail server. Sedangkan gmail.com disebut domain
name, yang menunjukkan identitas mail server dimana seorang user
memiliki email-box. Jadi e-mail tersebut bisa juga Kamu baca zidni_zet
di server yahoo.co.id.
Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail, meskipun jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Ini
terlihat jelas pada kemungkinan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan email yaitu :
- Point to Point. Maksudnya adalah mengirimkanemail langsung ke sebuah alamat tertentu.
- Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagianyang diawali dengan
“TO”, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian“CC”.
- Carbon Copy / CC. Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita
mengetik surat ( dengan mesin tik konvensional ) menggunakan kertas
karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuahemail,
selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya
kealamat lain.
- Blind Carbon Copy / BCC. Ini adalah variasidari CC. Orang yang
menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO”oleh si
pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana
sajaemail tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bisa
langsung melihatpada bagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk
mengirimkan sebuah emailkepada seseorang tapi kita tidak ingin orang
tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat
orang lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa email client
menyediakan bagian “BCC”, selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express
versi 5.01 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah email
baru dan mengklik pilihan View dan All Headers.
- Distribution List. Distribution list adalah sebuah cara komunikasi
dengan menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh
orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu
(pengumuman, berita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek,
buletin, jurnal, dan sebagainya ), akan tetapi tidak mengharapkan adanya
respon dari para penerima emailnya. Untuk itu yang harus dilakukan
adalah membuat sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila
pengelola distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut,
maka alamat itu akan mem-forward email tadi ke semua alamat email yang
menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list. Untuk menjadi
pelanggan, biasanya para calon pelanggan diminta untuk mengikuti
prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola. Bisa pula si
pengelola yang memasukkan alamat email mereka ke database pelanggan
secara manual.Discussion List.
- Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih
populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list
hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk
mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua
orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis
untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa
saja. Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama
seseorang mesti melakukan proses subscription ( mendaftar ) dengan suatu
prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan intervensi
seorang administrator yang mengelola milis, baik untuk menyetujui atau
menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu
adalah sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung. Untuk
dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti
melakukan proses subscription ( mendaftar ) dengan suatu prosedur
tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan intervensi seorang
administrator yang mengelola milis, baik untuk menyetujui atau menolak
permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu adalah
sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung.
C. ETIKA PENULISAN EMAIL
Netiket atau Nettiquette, adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail.
- Jangan terlalu banyak mengutip. Hati-hati dalam melakukan balasan
(reply). Fasilitas ‘Reply’ dari sebagian besar program mailer biasanya
akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi
surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail,
usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab
bagian-bagian yang relevan saja. Pesan yang terlalu panjang memakan
file yang besar, yang membuat loading menjadi lambat, yang berarti akan
menambah beban pulsa tidak hanya pada pihak penerima, juga pada pihak
si pengirim.
- Perlakukan e-mail secara pribadi. Jika seseorang mengirim informasi
atau gagasan kepada Kamu secara pribadi, Kamu tidak sepatutnya
mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list.
Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.
- Jangan gunakan huruf kapital. Seperti halnya membaca surat kabar,
atau surat, membaca pesan e-mail yang menggunakan huruf besar/kapital
yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam
tata krama berkomunikasi dengan e-mail/chat, penggunaan huruf besar
biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi
tekanan pada maksud Kamu.
- Jangan Membicarakan Orang Lain. Jangan membicarakan orang atau
pihak lain, apalagi kejelekan-kejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa
yang Kamu tulis. E- mail memiliki fasilitas bernama ‘Forward’, yang
mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.
- Jangan gunakan CC. Jika Kamu ingin mengirim mail ke sejumlah orang
(misalnya di mailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC.
Jika Kamu melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mail Kamu akan
bisa melihat alamat-alamat e-mail orang lain. Umumnya orang tidak
suka bila alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC
(blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat
alamat e-mailnya sendiri.
- Jangan gunakan format HTML. Jika Kamu mengirim sebuah pesan penting
ke rekan Kamu, jangan gunakan format HTML tanpa Kamu yakin bahwa program
e-mail rekan Kamu bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Kamu sama
sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.
- Jawablah Secara Masuk Akal. Jawablah setiap pesan e-mail secara
masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban.
Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Kamu menjawab
dalam satu kata: “Good.” Wah, ini sangat menyebalkan.”